Podepisujte s klienty dokumenty
online pomocí RAYNETu
Lenka Staňková
22. 9. 2021
Novinky
Konec byrokratického ping pongu spojeného s podepisováním dokumentů. Do RAYNETu jsme přidali funkci, díky které podepíšete libovolné dokumenty elektronicky a s veškerou právní závazností. Bez skenování, výprav na poštu a dalších zdržovaček. Navíc je to tak jednoduché, že to zvládne úplně každý.
Na detailní kartě Klienta, Kontaktní osoby, Obchodního případu, Nabídky nebo Objednávky nově najdete záložku Online podepisování. V té kliknete na „Vybrat a podepsat dokument“ a ocitnete se v nové miniaplikaci na podepisování dokumentů.
- V miniaplikaci vyberete dokument k podpisu z přílohy, vlastních šablon, vlastních polí nebo ho sami nahrajete z počítače.
- Potom vyberete osoby, které mají dokument podepsat. U všech musí být uvedený e-mail a telefon – máte-li tyto údaje v adresáři, RAYNET je sám doplní.
- Případně můžete i vybrat, jak dlouho půjde dokument podepsat, kdy má přijít upomínka a kdo má dokument podepsat jako první.
- Následně dorazí e-mailem odkaz na dokument k podepsání.
- Jakmile obě strany dokument podepíší, dorazí všem podepisujícím odkaz na stažení podepsaného dokumentu.
- A je to! Podepsaný dokument naleznete i ve svém CRM.
Elektronicky podepsané dokumenty mají stejnou právní váhu a závaznost jako papírové dokumenty podepsané klasickou cestou. Právní úprava vztahující se k úpravě elektronického podpisu vychází z nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES („eIDAS“). Tato právní úprava byla adaptována v našem zákoně č. 297/2016 Sb.
Proces podpisu
Odkaz na podepsání dokumentu se vám automaticky odešle na e-mail s výzvou k podpisu. Kliknete na „Přejít k dokumentům“ a krátce poté vám zavibruje telefon s PIN kódem pro otevření dokumentu. Právě díky kombinaci e-mailu a SMS ověřovacímu PINu (dvoufázové ověření) je elektronický podpis legislativně závazný. PIN vyplníte a otevře se vám dokument, který před podpisem můžete v klidu pročíst.
Pokud je dokument v pořádku, kliknete na „Začít“ a na mobilu nebo kurzorem myši dokument podepíšete (nemusí to být nic krasopisného, stačí odškrábnout).
Následně se dokument automaticky odešle protistraně (pro kterou je postup stejný). Jakmile dokument také podepíše, přijde vám i protistraně odkaz ke stažení podepsaného dokumentu na e-mail. Stav podepisování můžete také průběžně sledovat v RAYNETu a najdete tam i finálně podepsaný dokument.
Čtyři podepsané dokumenty měsíčně máte od nás zdarma. Pokud jich podepíšete víc, částku vám automaticky přičteme k faktuře za RAYNET, takže se nemusíte nikde registrovat ani platit zvlášť. Níže uvedený ceník najdete také v Nastavení » Rozšíření » Elektronický podpis dokumentů.
Podrobný návod k online podepisování si můžete přečíst na stránce zákaznické podpory. Ještě se sluší dodat, že platformu pro online podepisování jsme nevyvinuli my, ale firma Digital Solutions s.r.o..
Jak chráníme vaše podepsané dokumenty?
Modul Online podepisování v RAYNETu zprostředkovává služba DigiSign pod hlavičkou Digital Solutions s.r.o. Tato služba je pravidelně monitorována, zálohována, testována včetně penetračních testů a splňuje tak přísné bezpečnostní požadavky. Přístup k dokumentům chrání dvoufaktorové ověření.
Veškeré servery, na kterých aplikace pro podepisování běží, jsou hostovány v zabezpečeném českém datacentru, jehož provozovatel je držitelem certifikátu ISO 27001. Všechny transakce chrání SSL certifikáty, vybraná data jsou šifrovaná a všechna data jsou zpracovávána v souladu s GDPR. Vývojáři aplikace mají mnohaleté zkušenosti s vývojem cloudových aplikací.
Lenka se jako Product Ownerka původně věnovala vývoji e-commerce softwaru. V Raynetu nyní pomáhá uživatelům využívat naše CRM naplno.
Prodejní tipy a triky ve vaší schránce
Dávka obchodních znalostí, triků a osvědčených postupů pro CRM.